Maîtriser sa boîte mail

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Auteur :

Yves-Michel Shomoreak

Publication : 27 juin 2019

Nous possédons tous une boîte mail et ce n’est pas par hasard. En effet, la messagerie électronique s’est imposée au fil des années pour des raisons pratiques. Messages instantanés, garantie de l’expéditeur et des destinataires, pièces jointes, confirmation de lecture et même aujourd’hui la garantie de son identité sur Internet. Un incontournable donc.
Malheureusement nous sommes tout aussi nombreux à nous plaindre des problèmes qu’elle engendre. Il est  de plus très complexe de trouver un logiciel ou une application permettant de gérer ses emails.

Boite mail
Pourquoi nous énerve-t-elle donc ? Pourquoi est-elle hors de contrôle ?
  • Les emails non lus : vous ne regardez même plus le chiffre écrit en gras à côté de « boite de réception ». Lorsque nous n’en avons pas le temps, nous n’ouvrons pas les emails qui nous paraissent sans intérêt immédiat. Si au départ ils sont une petite dizaine, sans action, ils en viennent vite à dépasser les centaines…
  • Les spams : Ce sont ces messages qui vous parviennent mais que vous n’avez à aucun moment sollicités et vous vous demandez même pourquoi vous en êtes le destinataire. Publicités, arnaques, informations…
  • Les chaînes de discussion : Ce sont les plus fourbes de la liste. Ce sont des messages souvent humoristiques, mais aussi religieux, philosophiques et même politiques. La personne qui vous les envoie « vous veut du bien » (à moins que vous n’ayez pas retransmis à 10 personnes son message) !!! Mais pourquoi « autant et si souvent » vous demandez-vous ? On hésite à la froisser en lui demandant d’arrêter qui plus est. Ce sont, malheureusement et pour de nombreuses raisons, les emails les plus dangereux que vous pouvez recevoir.
  • Les newsletters : Vous avez, en général, demandé à les recevoir. Mais à aucun moment vous ne vous doutiez que vous n’auriez plus le temps de les lire… Il y a même plusieurs niveaux d’engagement et il faut parfois vous désinscrire à chacun d’eux. La newsletter mensuelle, hebdomadaire, occasionnelle, contextuelle, anniversaire, promotionnelle….
  • Retrouver un email ou une pièce jointe : dans une jungle de messages, on passe souvent quelques minutes avant d’identifier le message que l’on cherche.
  • Répondre à temps à un destinataire : On lit un email auquel on pense répondre plus tard dans la journée. Sauf que le temps de consulter les autres messages, ceux qui arrivent, votre réponse n’en est que plus reportée.

Cet article est un véritable guide dont le but est de vous donner de bons conseils, des repères, pour Enfin ! maîtriser votre boîte mail et d’en faire un allié au quotidien.
Une boite mail maîtrisée, c’est retrouver sans difficultés les messages qui méritent notre attention et passer un minimum de temps à lire et répondre à ses emails. Et à tout moment vous aurez au maximum 10 emails dans votre boite de réception principale.

Vous pourrez atteindre cet objectif en appliquant les quelques conseils de cet article et ainsi faire de votre messagerie une véritable « To-Do list »

I – Les bonnes pratiques

Un peu de culture et de bon sens

Qu’est-ce qu’un email/courriel ?

C’est un message électronique qui part d’un expéditeur et arrive à un destinataire. C’est la définition la plus simple possible et pourtant derrière se cache une mécanique bien huilée qui a eu quelques évolutions au cours du temps. Les points techniques ne seront pas abordés dans cet article, néanmoins retenez les points suivant qui seront utiles pour la suite.

Un email est systématiquement composé de 3 parties : le nom d’utilisateur, l’arobase et le domaine

[email protected]

Pour information les majuscules dans une adresse mail sont purement esthétiques et que vous les mettiez ou pas, le message arrivera toujours à votre destinataire. Par contre, communément les accents et les espaces sont à prohiber car ils ne sont pas reconnus et votre email n’arrivera donc pas à destination.

Le nom d’utilisateur est totalement libre de choix, mais il doit être unique ! Il n’existe pas deux adresses mails avec le même nom d’utilisateur ET le même domaine. C’est d’ailleurs pour cette raison que l’email est devenu garant de notre identité sur Internet.

Le nom de domaine correspond par contre, soit à votre fournisseur d’adresse mail, soit à un site Internet appartenant à une société (qui peut être la vôtre)

L’email associé à un mot de passe nous donne accès à des sites marchands, communautaires et même gouvernementaux, et garantit notre identité. L’interdépendance du réseau Internet et le partage de l’email permet même, sans aucune action de votre part, de dresser un profil de vos habitudes et de vos goûts.
Le choix de l’email et du mot de passe est donc extrêmement fort de conséquences.

Votre adresse mail est la « carte de visite » que vous présentez avant d’accéder à un site.

Créer plusieurs adresses mail est donc un très bon moyen de filtrage !

Il est donc conseillé d’avoir plusieurs adresses mail. Tout comme dans votre quotidien vous vous présentez et vous habillez différemment face à un parent, à un ami, à un fournisseur et à un client, vous pourriez présenter autant d’emails différents.
Vous aurez à la fois l’avantage de maitriser vos identités, mais aussi de pouvoir filtrer vos messages.

Voici quelques adresses mail qu’il est recommandé d’avoir :

Du côté privé
  • 1 email personnel : vous ne le donnez qu’à des personnes ou des sites de confiance et qui ne sont pas susceptibles de vous envoyer de la pub non désirée (exemple : votre banque, l’État…)
  • 1 email personnel LIBRE (facultatif) : à donner aux sites marchands ou à des « connaissances distantes » ; l’importance des messages pour vous sera négligeable mais parfois utile (exemple : confirmation de commandes, annonces « Le bon coin », etc)
  • 1 email perso POUBELLE : à donner dans tous les autres cas de figure ; vous ne consulterez qu’exceptionnellement et certainement dans les cas où un site vous impose une inscription avant de vous donner accès à du contenu. Il est préférable de ne pas donner de fausse adresse au cas où vous auriez besoin de retrouver des informations de connexion.
Du côté professionnel
  • 1 email professionnel : il s’agit d’une adresse générique avec votre prénom et votre nom. Exemple : [email protected]
    Elle ne sera confiée que dans un cadre professionnel à des contacts ciblés.
  • 1 email pro LIBRE et 1 email POUBELLE : tout comme pour son adresse personnelle il est intéressant d’avoir une boîte « poubelle » pour les contacts indésirables.
  • X emails de société : ce sont les adresses dont le @ est suivi d’un nom de domaine qui vous appartient ou qui vous a été attribué. Par exemple @yesconseil.fr

A noter : Les Alias (adresses de substitution pointant vers une adresse principale et partageant le même espace de stockage) sont aussi une solution mais tous les fournisseurs ne vous la proposent pas.

Il est recommandé d’avoir des mots de passe longs et complexes (recommandations de la CNIL). Ils sécurisent votre compte, empêche l’utilisation malveillante de votre identité.
Veillez surtout à ce que ces mots de passe soient entièrement différents pour chacune de vos boîtes mail.

Ça devient TRÈS utile quand on utilise un coffre-fort d’identités (adresses mails + mot de passe) qui vous rappellera très rapidement quelle « carte de visite » vous avez utilisé sur un site Internet lambda.

II – Configurer sa boîte mail

Bien choisir son compte de messagerie

Il est beaucoup plus simple de n’utiliser qu’une seule messagerie…

Même s’il est conseillé de créer plusieurs adresses mail pour vos différents usages, le but final est tout de même de vous faire gagner du temps. Et pour cela il faudra consulter vos messages depuis une unique boîte mail.

Armez-vous de patience, cela reste le passage technique de cet article.
Si vous souhaitez une assistance, n’hésitez pas à nous contacter

Votre compte de messagerie, qu’il soit accessible …

  • depuis votre navigateur Internet (l’interface visuelle que vous offre Gmail est un client de messagerie)
  • depuis un logiciel installé sur votre ordinateur (Outlook étant le plus connu)
  • depuis votre smart-phone

… n’aura à être configuré qu’une seule fois et pour toutes vos adresses en même temps. C’est-à-dire qu’au lieu de configurer un à un vos emails lorsque vous changez de logiciel / application / matériel, vous n’avez plus qu’une messagerie à paramétrer pour gérer l’ensemble de vos emails.

Ce à quoi il faut faire attention c’est justement le compte de messagerie où tout importer. Il doit répondre à plusieurs exigences :

  • être sécurisé (mot de passe, sécurité du serveur, antispam…)
  • avoir un grand espace de stockage
  • être durable (évitez les fournisseurs peu connus et privilégiez ceux qui ont fait leurs preuves)
  • être personnel (la messagerie vous appartient et il n’y a que vous qui puissiez y accéder ou la clôturer)
  • être paramétrable

Aujourd’hui, la référence reste Gmail, mais il est vivement encouragé d’étudier des solutions payantes souvent plus sécurisées et respectueuses de la vie privée.

Pour recevoir tous vos emails au même endroit, vous avez deux solutions :

  • Configurer les imports de mails via protocole POP. C’est un peu plus technique, car il faut identifier les adresses et les ports, mais c’est aussi la solution optimale.
  • Faire un transfert ou une redirection de mail. Assez simple à mettre en place, le seul désavantage est qu’il peut y avoir un délai avant de recevoir un message.

Organiser sa boîte mail

Pour mieux vous retrouver dans vos emails, le mieux est de créer une hiérarchie de dossiers.

Pour organiser sa boîte mail, il faut tout d’abord distinguer les dossiers et des étiquettes.

Si vous rangez un email dans un dossier, vous ne pourrez y accéder que depuis ce dernier. Supprimer le dossier entraînera généralement la suppression de tous les emails qu’il contient.

Si vous affectez une étiquette/un libellé à un mail, vous pourrez le retrouver en consultant tous les mails ayant cette étiquette. L’étiquette est souvent confondue avec les dossiers car le résultat visuel est le même lors de la consultation. Seulement un même message peut avoir plusieurs étiquettes et donc être consulté à plusieurs endroit. Supprimer une étiquette ne supprimera pas les messages.

Lorsque vous en avez la possibilité, optez donc pour des étiquettes !

Voici un exemple de hiérarchie simple que vous pouvez créer pour retrouver vos emails.

Hiérarchie des dossiers
Exemple de Gmail

III – De messagerie à To-Do List

Comportement d’une messagerie

Maintenant que vous avez créé des dossiers thématiques, il ne reste plus qu’à y affecter les bons emails. Mais avant de créer des filtres il faut distinguer les 5 états principaux d’un message :

  • Lu ou Non lu : tant que vous n’avez pas consulté un message, il sera non lu. Dans ce cas, votre messagerie affichera le nombre de messages non lus à côté du dossier les contenant. Grâce à une bonne maîtrise de votre boîte mail ce nombre gagnera tout son sens car ils seront bien moins nombreux qu’auparavant avec les filtres. Il ne faut surtout pas se laisser submerger par le nombre d’emails non lus et les traiter régulièrement. S’il y a trop c’est qu’un nouveau filtre est nécessaire.
  • Étiqueté (avec un libellé) : un message étiqueté est un message dont on a identifié que l’expéditeur ou le contenu appartient à une catégorie. Cette action peut être manuelle ou automatique. A côté de l’objet du message vous verrez une ou plusieurs étiquettes ou libellés indiquant où le retrouver. Pour mieux maîtriser votre messagerie, l’ensemble des messages aura au moins une étiquette / un libellé appliqué automatiquement.
  • Archivé : par défaut, à la réception, un nouveau message apparaît dans votre « boite de réception principale ». Le fait de l’archiver a pour effet de retirer le message de la boite de réception principale. Il pourra être retrouvé systématiquement dans le dossier « Tous les messages » et sous les dossiers-étiquettes qui lui ont été préalablement affecté. C’est LA fonction qui vous permettra de ne pas dépasser les 10 emails dans votre boite de réception principale.
  • Suivi : un message suivi est considéré comme très important et est affecté à une boite spécifique grâce à une étiquette en forme d’étoile ou drapeau. Il doit nécessiter une attention particulière et ce indépendamment de son ancienneté. Une fois qu’il est traité, il faut systématiquement en retirer le marqueur suivi. Afin de ne pas perdre le contrôle du nombre de messages suivis, il est conseillé de ne pas en avoir plus de 5
    Astuce : Lorsque vous consultez vos « emails automatiquement archivés », marquez comme « suivi » ceux qui vous paraissent importants OU envoyez-les dans la boîte de réception principale.

Les règles d’or de classement des messages

Enfin, en ayant ces notions en tête, il faut mettre en place quelques règles d’or pour la consultation des messages. Ce sont ces règles qui permettront par la suite de mieux optimiser les filtres et d’avoir au maximum 10 emails dans sa boite de réception principale.

  • C’est un message important dont je dois avoir connaissance dès sa réception.
    » Il apparaît dans la boîte de réception principale. Dès que ce message est traité il doit être archivé ! Si après sa lecture vous avez besoin de temps pour le traiter, ne l’archivez pas. Il restera dans la boite principale comme étant lu et sera donc bien accessible. Par contre, n’oubliez pas la limite des 10 emails. Si besoin marquez-le comme suivi.
  • C’est un message indéterminé.
    » Il apparaît dans la boîte de réception principale. Accordez-vous quelques secondes pour savoir si vous devez y consacrer du temps. Une fois traité, assignez-lui une étiquettes/un libellé et archivez-le.
  • C’est un message que je peux lire plus tard.
    » Il est immédiatement archivé mais reste non-lu. Il sera consulté au moment voulu à partir des dossiers où il est archivé. Le nombre de messages non lus apparaissant à côté des dossiers permet de les localiser. Évitez de dépasser la dizaine d’emails non-lus dans vos sous-dossiers.
  • C’est un message sans intérêt particulier.
    » Il est archivé et marqué comme lu. Il ne sera consulté que lors d’une vérification du contenu d’un dossier ou lors d’une recherche par mot-clé. Ça peut peut-être le cas de vos newsletters.
  • C’est un spam
    » S’il n’est pas considéré comme tel, apprendre au robot de votre messagerie à le reconnaître. Ne jamais afficher les images ou consulter les pièces jointes. À supprimer.

Filtrer ses emails

Les filtres sont la clé d’une boîte de messagerie maîtrisée

Appliquer un filtre automatiquement est d’une redoutable efficacité pour tout ranger sans que vous vous en aperceviez. Certes, cela demande un peu de temps et de réflexion pour les créer, mais le jeu en vaut la chandelle.

Souvent c’est l’expéditeur qui permet d’identifier le classement d’un message. Il faut donc se concentrer sur les filtres qui ciblent les adresses mail.

Attention : Il faut créer vos filtres directement sur votre serveur de messagerie. C’est-à-dire en vous connectant au site Internet de votre fournisseur d’email et en allant dans les paramètres. De cette façon vos filtres seront automatiquement appliqués quel que soit l’outil de lecture d’email que vous utiliserez.

Voici les filtres principaux qui vous permettront de profiter de votre nouvelle hiérarchie de dossiers/étiquettes sur Gmail. Vous obtiendrez des résultats similaires sur d’autres messageries.

Appliquer une étiquette aux emails d’un expéditeur spécifique
Permet d’identifier rapidement le type d’email sans en lire le contenu. Par exemple filtrez ainsi les emails de vos proches.

Appliquer une étiquette aux emails d’expéditeurs différents
Par exemple, filtrez ainsi les emails concernant les sites marchands ou les voyagistes.

Appliquer une étiquette lorsque certaines adresses mail sont présentes dans le message
(dans le champ DE, À, objet ou le contenu).
Permet de classer des discussions sous un même libellé que l’on ait reçu ou envoyé un message

Appliquer une étiquette aux emails envoyés à une adresse spécifique.
Permet d’identifier facilement à quelle adresse vous a été envoyé un email

Appliquer une étiquette aux emails appartenant à un même nom de domaine et archiver automatiquement le message.
Permet de traiter facilement les newsletters

Appliquer une étiquette aux emails ayant certains mots-clés.
En filtrant les mots clés comme « désabonner », « désabonnez » et « désinscrire », vous traiterez facilement les emails commerciaux
Notez que dans Gmail on peut séparer les mots clés par « OR » ou bien utiliser comme dans la capture ci-dessous les { }.
Les expressions doivent être mises entre « … »

IV – Derniers conseils

Il n’est pas possible d’aborder tous les points spécifiques et techniques dans cet article. Mais si vous en appliquez les principes de base, vous devriez obtenir une messagerie plus fonctionnelle.

Pour faire de votre messagerie une To-Do List (liste de tâches), le principe est de ne pas dépasser les 10 messages qu’ils soient lus ou non dans votre boîte de réception principale. En ayant suivi les conseils de cet article, ce résultat sera plus simple à obtenir car la majorité des messages seront immédiatement archivés ou identifiés pour un traitement plus rapide. Ceux qui nécessiteront plus d’attention seront à consulter dans votre boîte de réception principale.

Boîte de réception principale = To-Do List

Faites-en un jeu de traiter tous les emails qu’elle contient dans la journée et si ce n’est pas possible qu’ils ne dépassent pas la dizaine.

Pour résumer voici les derniers rappels ou astuces pour maîtriser votre messagerie :

  • Regroupez vos différents comptes email vers un compte principal

     

  • Choisissez bien votre compte de messagerie principal

     

  • Utilisez une hiérarchie simple pour vos dossiers-étiquettes

     

  • Appliquez systématiquement au moins un filtre à vos messages entrants

     

  • Utilisez la vue de conversation pour vos messages

     

  • Appliquez les règles d’or pour la consultation des messages

     

  • Ne dépassez pas les 10 messages qu’ils soient lus ou non dans votre boîte de réception principale

     

  • Faites-en un jeu de traiter tous les emails de votre To-Do list dans la journée
2 h par jour ! C’est le temps moyen consacré par les cadres à la lecture de mails. 75% de ces emails sont considérés comme des spams…
Gagner du temps c’est aussi avoir des outils adaptés à votre usage.
Si vous souhaitez une assistance, n’hésitez pas à nous contacter